BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Korespodensi
atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan
surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi merupakan proses
penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar
perseorangan atau golongan. Jadi, maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa
korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan
setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Apabila seorang pimpinan harus
menyusun sendiri korespondensinya sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu
akan menyita waktu pimpinan tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk
tugas lain yang lebih penting.Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi
surat saja sedangkan penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat
diserahkan kepada staf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan
,alamat dan lampiran perlu disampaikan.
Surat
adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari
pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat
penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh
karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam
organisasi. Selain itu, surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan,dan
sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud
surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak
penerima.
1.2
Rumusan
Masalah
1. Apa
yang dimaksud dengan bentuk Surat?
2. Apa
yang dimaksud dengan surat berbentuk lekuk (Indented Style)?
3. Bagaimana
contoh penulisan surat berbentuk lekuk (Indented Style)?
1.3
Tujuan
Penulisan
1. Untuk
mengetahui pengertian bentuk surat.
2. Untuk
mengetahui pengertian surat berbentuk lekuk (indented style).
3. Untuk
mengetahui contoh penulisan surat berbentuk lekuk (indented style).
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Bentuk Surat
Bentuk surat yang dimaksud dalam bahasan ini
bukanlah bentuk atau ukuran kertas surat, melainkan bentuknya dilihat dari
letak dan penulisan bagian – bagian surat, yaitu letak dan penulisan kepala
surat sampai dengan inisial.
Macam – macam bentuk
surat
1. Bentuk
Lurus Penuh/Balok Penuh (Full Block Style)
2. Bentuk
Persegi (Square Style)
3. Bentuk
Lurus/Balok
4. Bentuk
Setengah Lurus/Setengah Balok
5. Bentuk
Lekuk (Indented Style)
6. Bentuk
Resmi (Official Style)
7. Bentuk
Paragraf Bergantung (Hanging Pargraf)
8. Bentuk
Gaya Dedikbud/Depdiknas
9. Bentuk
Centering Penuh/Simetris Penuh
10. Bentuk
Centering/Simetris
Bagian surat dan fungsinya:
1. Kepala surat ( Heading, letter head )
Identitas singkat tentang kantor,perusahaan,organisasi dan
sejenisnya yang mengirimkan surat resmi.Kepala surat berfungsi sebagai :
a)
Alat pengenal ( identitas )
b)
Alat pemberian informasi
Biasanya kepala surat disusun dan
dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas: Nama kantor badan,
organisasi atau instansi; Alamat lengkap; Nomor telepon (bila ada), faksimili
(bila ada), Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada), Nama alamat kawat dan
nomor telex (bila ada), Moto (bila ada), E-mail, situs (bila ada), Macam usaha
Nama dan alamat kantor cabang (bila ada), Nama bankir (untuk referensi),
Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
2. Tanggal surat, menunjukkan tanggal pembuatan
surat yang berfungsi sebagai :
a) Referensi
b) Alat pemberian Informasi
c) Memudahkan petugas pengarsipan surat
3. Nomor surat, menunjukkan urutan dikeluarkannya
surat dengan fungsi sebagai :
a)
Alat petunjuk bagi petugas pengarsipan surat
b)
Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode
tertentu
c)
Memudahkan penyimpanan
d)
Memudahkan untuk mencari kembali surat itu jika diperlukan
4. Perihal, dengan fungsi sebagai :
a)
Petunjuk kepada pembaca tentang intisari dari surat secara keseluruhan
b)
Petunjuk bagi petugas pengarsipan
5. Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen
yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan. Lampiran Surat yang
melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu
dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya,
lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.
6. Alamat, berfungsi sebagai :
a)
Petunjuk bagi petugas pengarsipan
b)
Petunjuk kemana surat harus disampaikan
7. Salam Pembuka
Tanda pembicaraan akan dimulai. Salam
Pembuka merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik
perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
Salam pembuka mempunyai bebrapa
fungsi,antara lain:
a) Sebagai tanda hormat penulis sebelum
mulai berbicara lewat surat
b) Sebagai sarana menjaga dan
memelihara hubungan yang baik dengan relasi dagang, dan sebagainya
c) Sebagai alat untuk mengenal sifat
atau watak seseorang,jenis organisasi/instansi yang mengirimkannya
Contoh salam pembuka: dengan hormat,
salam hormat, salam bahagia, salam sejahtera, dan lain sebagainya.
8. Isi Surat
Memberikan uraian materi pokok dan
subyek-subyek lainnya. Isi Surat atau pokok surat yang sesungguhnya memuat
sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain
yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah
tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan
hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele.
9. Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda
bahwa pembicaraan telah selesai. Dalam alinea penutup biasanya mengandung
harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat. Contoh: Kami
berharap kerjasama kita membuahkan hasil,ucapkan terima kasih. Demikian laporan
kami, semoga.., selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
10. Pengirim, orang yang menandatangani surat yang
berfungsi sebagai :
a)
Identitas penanggung jawab
b)
Petunjuk bagi petugas pengarsipan
11. Tembusan
Digunakan apabila ada pihak lain
yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut. Dengan demikian yang
dikirimi surat akan mengerti pihak – pihak selain dirinya yang dikirimi surat
seperti itu.
12. Inisial
Inisial adalah kode nama (singkatan
nama) pembuatan konsep dan pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan
kembali apabila terjadi kekeliruan.Inisial pengonsep surat dan pengetik surat
ditulis serangkai dengan batas garis miring.
2.2
Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)
Pada
bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan
diketik di sebelah kanan.
Pengetikan
alamat surat adalah :
·
Baris pertama diketik dari margin kiri
·
Baris kedua diketik dengan lima spasi dari margin kiri
·
Baris ketiga diketik dengan sepuluh spasi dari margin kiri
Isi surat
diketik dari pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alinea baru
masuk ke dalam dengan lima spasi.
Bentuk Lekuk (Indented
Style) :
1.
Kop Surat
2.
Tanggal dibuatnya surat
3.
Nomor Surat
4.
Lampiran
5.
Hal
6.
Surat yang di tujukan
7.
Salam Pembukaan
8.
isi surat
o
Pendahuluan isi surat
o
Penjelasan isi surat
o
Penutup isi surat
9.
Nama jabatan
10. Tanda
Tangan
11. Nama
yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman
lampiran surat
14. Inisial
2.3 Contoh Surat Berbentuk Lekuk (Intended Style)
1. Surat Pengiriman
PT TEGAR WAHYU SENTOSA
Jl. Pelabuhan No. 55/B
Bandung
___________________________________________________________________________
Nomor : 03/PBK/VIII-15
Bandung,1 Agustus 2015
Lamp :
-
Hal
: Pengiriman Pesanan Barang-barang Kerajinan
Yth.Manajer
Penjualan Toko Gersang Indah
Jalan A. Yani No. 75
Pekalongan
Dengan
hormat,
Surat pesanan Saudara Nomor : 05/PB/VII - 15, tanggal 30 Juli 2015 tentang 100
pesanan barang-barang kerajinan telah kami terima dengan baik, dan kami ucapkan
terima kasih.
Kami akan mengirimkannya ke alamat Saudara
pada tanggal 7 Agustus 2015. Barang – barang kerajinan itu telah kami letakan
pada peti yang kuat supaya tidak mengalami kerusakan selama di perjalanan.
Bersama ini kami lampirkan selembar faktur
dan selembar packinglist. Kami berharap barang tersebut sampai di tempat dengan
selamat.
Atas pesanan Saudara kami mengucapkan
terima kasih. Kami tunggu pesanan selanjutnya.
Hormat
kami,
Manajer
Penjualan
PT
Tegar Wahyu Sentosa
Gigih
Rudianto
Tembusan:
Direktur utama PT Tegar Wahyu Sentosa
GR/KY
Faktur
PT.
TEGAR WAHYU SENTOSA
Jl. Pelabuhan No. 55/B
Bandung
Faktur no: 03/PBK/VIII-15 Bandung, 1 Agustus 2015
Yth.
Manajer Penjualan Toko Gersang Indah
Jalan A. Yani No. 75
Pekalongan
Pesanan tanggal
30 Juli 2015
|
||||||||||||||||||||
SE&O
Yang menerima Hormat kami,
Manejer
Penjualan
PT. Tegar Wahyu
Sentosa
…………….
Gigih Rudianto
GR/KY
Packinglist
PT.
TEGAR WAHYU SENTOSA
Jl. Pelabuhan No. 55/B
Bandung
PACKINGLIST
Untuk Faktur No: 03/PBK/VIII-15
|
No.Peti
|
ISI
|
Ukuran Peti
|
Berat Peti
|
|
BK-1
BK-2
BK-3
|
20 Barang Kerajinan
20 Barang Kerajinan
20 Barang Kerajinan
|
80x100x100
80x100x100
80x100x100
|
100 kg
100 kg
100 kg
|
|
BK-4
BK-5
|
20 Barang Kerajinan
20 Barang Kerajinan
|
90x100x100
90x100x100
|
120 kg
120 kg
|
Bandung, 1 Agustus 2015
Hormat kami,
Manajer
Penjualan
PT Tegar Wahyu Sentosa
Gigih Rudianto
GR/KY
2. Surat pemberitahuan penerimaan
barang
TOKO
GERSANG INDAH
Jalan A.
Yani No. 75
Pekalongan
___________________________________________________________________
No : 05/GI/VIII-15 Pekalongan, 7 Agustus 2015
Lampiran : -
Hal :
Penerimaan Barang
Yth. Manajer Penjualan PT Tegar Wahyu Sentosa
Jl. Pelabuhan No. 55/B
Bandung
Salam
hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa –barang
pesanan kami telah sampai di tempat kami pada hari ini tanggal 7 Agustus 2015
dan telah kami terima dengan baik.
Setelah kami teliti, Puji Tuhan, semua
barang dalam keadaan baik. Jumlah dan mutunya sesuai dengna harapan kami.
Bahkan datang tepat pada waktunya.
Oleh karena itu, kami ucapkan terima kasih
atas pelayanan yang memuaskan terhadap kami. Tak lupa kami mohon doa restu
semoga barang – barang tersebut cepat habis di pasaran sehingga memungkinkan
kami untuk memesan secepatnya pula.
Atas
perhatian dan kerja sama yang baik kami mengucapkan terima kasih.
Salam
kami,
Manajer Penjualan
Toko Gersang Indah
Hugo Olivera
HG/KP
3. Surat Permohonan Pemakaian Gedung
Panitia Pelaksana Perayaan Natal
Program
Studi Bahasa Indonesia
FKIP Universitas HKBP Nommensen
JalanSangnaualuh No. 04 Telepon (0622)
75502332 No Hp. 085362689459,
Pematangsiantar 21132 Indonesia
Nomor : 02/PGG/X-15 Pematangsiantar, 23 Oktober 2015
Lampiran
: -
Hal : Permohonan Pemakaian Gedung Gereja
Yth.
Pengurus Gereja HKBP Siantar kota
Jl.Sangnaualuh No.20
Pematangsiantar
Dengan hormat,
Sehubungan
dengan akan dilaksanakannya penyambutan hari kelahiran Tuhan Yesus Kristus melalui Perayaan Natal Prodi Pendidikan
Bahasa Indonesia pada :
Hari/tanggal : Kamis/17 Desember 2015
Waktu : 17.00 s.d selesai
Tempat : Gereja HKBP Siantar-kota
Maka dengan
ini kami selaku panitia perayaan natal menyampaikan permohonan kepada pengurus Gereja
HKBP Siantar-Kota memberikan kami izin untuk pemakaian gedung Gereja tersebut.
Demikian permohonan ini kami sampaikan atas
perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Hormat
kami,
PanitiaPelaksanaPerayaan Natal 2015
Prodi PendidikanBahasa Indonesia
FKIP UHN Pematangsiantar
PanitiaPelaksanaPerayaan Natal 2015
Prodi PendidikanBahasa Indonesia
FKIP UHN Pematangsiantar
KetuaPanitia SekretarisPanitia
Kayani
Panjaitan Meilicien Rajagukguk
NPM : 13110102 NPM : 1311004
NPM : 13110102 NPM : 1311004
Diketahui
Ketua
Program Studi Pendidikan Bahasa Indonesia
FKIP
UHN Pematangsiantar
Drs. Harlim Lumbantobing, M.Pd
4. Surat permintaan izin tidak masuk
kerja
Pematangsiantar, 20 Oktober 2015
Yth.Bapak Direktur PT Indah Permai
Jl. Melati No.20
Pematangsiantar
Dengan hormat,
Dengan ini saya beritahukan kepada Bapak bahwa saya:
Nama : Audrey Cantika
Jabatan :
Karyawan bagian pemasaran
Tidak dapat masuk
untuk melaksanakan tugas karena orangtua saya sakit keras dan sedang dirawat di
rumah sakit.
Dengan ini pula
saya mohon diberi izin untuk tidak masuk kerja selama tiga hari tanggal 20
sampai 22 Oktober 2015.
Atas perhatian
dan pemberian izin dari Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat
saya,
Audrey Cantika
NIK:02030217
BAB III
PENUTUP
3.1
Simpulan
Surat sebagai alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk
menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya
dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu
perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif
terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
Selain itu, surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain.
Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan,dan
sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi ataumaksud
surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti padapihak
penerima.
Bentuk surat yang dimaksud dalam bahasan ini
bukanlah bentuk atau ukuran kertas surat, melainkan bentuknya dilihat dari
letak dan penulisan bagian – bagian surat, yaitu letak dan penulisan kepala
surat sampai dengan inisial. Salah satu bentuk surat yaitu Bentu Surat Lekuk (Intended
Style).
3.2
Saran
Dengan adanya makalah ini, kita sebagai mahasiswa khususnya jurusan
Bahasa dan Sastra Indonesia hendaknya lebih paham dan lebih mengerti mengenai Surat
Menyurat (Korespondensi) serta dapat menerapkan atau menulis sebuah surat yang
baik untuk sebuah keperluan. Selain itu juga, penulis sangat mengharapkan
kritik dan saran agar makalah ini lebih
baik dan bermanfaat untuk kita semua. Akhir kata kami ucapkan terima kasih.
